A folha de pagamento é um dos maiores centros de custo de qualquer empresa, e um dos mais sensíveis. Salários, benefícios, encargos trabalhistas, tributos… tudo precisa ser calculado com precisão cirúrgica. Mas o que pouca gente sabe é que milhares de empresas acabam pagando encargos indevidos todos os meses, sem perceber.
E quando esses erros passam despercebidos por muito tempo, o prejuízo pode se acumular em silêncio até comprometer o caixa, a margem de lucro e até a segurança fiscal da operação.
Onde nascem os encargos indevidos?
Engana-se quem pensa que só erros grosseiros geram encargos desnecessários. Muitos dos valores pagos a mais estão relacionados a detalhes técnicos, falhas operacionais e má interpretação da legislação.
Veja os casos mais comuns:
- Cálculo incorreto do INSS patronal: empresas mal enquadradas no FPAS ou com alíquotas incorretas podem pagar bem mais do que o necessário.
- Verbas indevidamente tributadas: certas verbas (como diárias de viagem ou indenizações) são isentas de encargos, mas muitas vezes acabam sendo tributadas por erro na parametrização da folha.
- Afastamentos e férias mal registrados: situações mal lançadas geram reflexos no FGTS, no IRRF e nos encargos.
- Adicionais e horas extras mal calculados: principalmente em empresas com múltiplos turnos ou escalas, isso se torna um erro recorrente.
- Base de cálculo errada para o RAT ou FAP: pode impactar diretamente a alíquota dos encargos de acidentes de trabalho.
O mais preocupante? Muitos desses erros não aparecem em relatórios contábeis padrão e só são identificados com uma auditoria especializada.
Por que isso prejudica tanto sua empresa?
Além do impacto financeiro direto, pagar mais do que deveria, erros na folha de pagamento colocam sua empresa em risco jurídico e fiscal. Um recolhimento indevido hoje pode virar uma multa ou autuação amanhã, seja por pagamento a maior ou a menor.
Além disso, a inconsistência entre os dados da folha e os cruzamentos realizados pela Receita Federal, eSocial e demais órgãos pode acionar fiscalizações automáticas, algo que nenhuma empresa quer enfrentar.
A solução está em olhar além do óbvio
Corrigir esses problemas exige mais do que uma revisão rápida de planilhas. É preciso entender a fundo a legislação, manter a folha parametrizada corretamente, revisar processos e auditar os lançamentos com regularidade. Isso exige tempo, conhecimento técnico e visão estratégica.
Como a BCCO pode ajudar você a economizar (de verdade)
Na BCCO Contabilidade, realizamos auditorias completas e preventivas na folha de pagamento, identificando inconsistências, tributos recolhidos indevidamente e oportunidades de economia. Já ajudamos empresas a recuperar valores pagos a maior e, mais do que isso, evitamos que o problema continue se repetindo mês após mês.
Com nosso acompanhamento especializado, você ganha:
Redução de custos trabalhistas
Conformidade com a legislação atual
Prevenção de autuações e passivos ocultos
Otimização da folha com base no seu regime tributário
Se a sua empresa nunca auditou a folha de pagamento, é provável que esteja perdendo dinheiro.
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