A questão sobre os documentos e comprovantes necessários para os pagamentos realizados é recorrente, especialmente para pequenas empresas, principalmente aquelas não tributadas no Lucro Real, que têm uma contabilidade simplificada devido às menores exigências fiscais. Nesse contexto, é importante organizar a documentação e os registros mesmo em um cenário de simplificação contábil.

Neste breve artigo, discutiremos os principais documentos que as empresas precisam manter para comprovar os gastos contabilizados.

Regra Geral

A regra geral que guia o tipo de documento que a empresa precisa fazer a guarda para comprovar os pagamentos e despesas é derivada dos conceitos da legislação do Imposto de Renda, como o Decreto 9580/2018, conhecido como RIR (Regulamento do Imposto de Renda).

Apesar de conceitos aplicáveis à dedutibilidade em geral, que se aplicam ao Lucro Real, as diretrizes são úteis para empresas em geral.

Nesse sentido as despesas na empresa, conforme o IR são aquelas necessárias à atividade da empresa e à manutenção da fonte produtora. Despesas que não contribuem, mesmo que indiretamente, para a manutenção da empresa, precisam ser objeto de reflexão se são de fato despesas da empresa ou eventualmente de sócios.

Documentos devem identificar o recebedor do recurso

Um ponto crucial é que toda saída de caixa deve ser comprovada pelo beneficiário, a fim de evitar uma retenção de 35% de IRRF. Isso é aplicável mesmo a empresas tributadas pelo SIMPLES Nacional:

Pagamentos sem causa ou a beneficiário não identificado

Art. 316. Não são dedutíveis as importâncias declaradas como pagas ou creditadas a título de comissões, bonificações, gratificações ou semelhantes (Lei nº 3.470, de 1958, art. 2º): I - quando não for indicada a operação ou a causa que deu origem ao rendimento; e II - quando o comprovante do pagamento não individualizar o beneficiário do rendimento.

Documentos por tipo de transação.

Feitas tais ressalvas e importantes alertas da legislação fiscal, apresentaremos abaixo os principais documentos que devem ser mantidos em posse pela empresa para justificar pagamentos:

1)    Pagamentos para compra de Mercadorias:

 Todas as mercadorias adquiridas pela empresa, mesmo que se destinem para revenda, para uso e consumo ou até para o ativo da empresa, devem possuir Nota Fiscal Eletrônica, em formato XML, a DANFE em formato de visualização.

 No Brasil, o tempo de guarda de documentos fiscais, como os arquivos XML das notas fiscais eletrônicas (NF-e), é regulamentado pela legislação tributária. A Lei 8.212/1991 e a Instrução Normativa RFB 1.787/2018 estabelecem que os contribuintes são obrigados a manter os documentos e livros fiscais e contábeis durante um certo período.

 Recomendamos a guarda de tais documentos por no mínimo sete anos, dois a mais que o prazo básico legal, visto que certos documentos podem afetar períodos sucessivos.

2)    Pagamentos para Serviços Prestados por Terceiros (não funcionário):

Notas fiscais de serviços:

 Serviços tomados de empresas devem possuir notas fiscais de serviços emitidas pelo município de localização do prestador.

RPA:

 Além disso existe a possibilidade de contratar pessoas autônomas, nesse caso, a empresa pode emitir Recibo de Pagamento a Autônomo (RPA).

 Vale observar que o autônomo é alguém que exerce atividades de forma independente, sem vínculo empregatício, e que emite esse recibo para receber por seus serviços.

 Aqui estão alguns pontos importantes sobre o RPA no contexto brasileiro:

Natureza Autônoma: O RPA é utilizado para formalizar pagamentos a profissionais autônomos, ou seja, aqueles que não têm um vínculo empregatício com a empresa ou pessoa que está contratando seus serviços.

Identificação do Prestador de Serviços: O RPA deve conter informações como o nome completo do prestador de serviços autônomo, seu número de CPF, endereço, descrição dos serviços prestados e o valor a ser pago.

Retenção de Impostos: Dependendo do valor do pagamento e da legislação vigente, é possível que a empresa ou pessoa que contrata o serviço precise reter impostos na fonte, como o Imposto de Renda (IRRF) e INSS e até ISS.

Cuidado para o risco trabalhista:

Contratar pessoas não registradas, mesmo que sob o rótulo de autônomos, apresenta riscos significativos no âmbito trabalhista. A prática de contratar sem o devido registro pode acarretar a caracterização de vínculo empregatício, o que pode resultar em implicações legais e financeiras para a empresa.

O vínculo empregatício é definido por uma série de fatores, independentemente da nomenclatura dada ao contratado. Se a relação entre a empresa e o trabalhador não registrado atender a certos critérios, como subordinação, pessoalidade, onerosidade e habitualidade, a justiça pode interpretar essa relação como um contrato de emprego, mesmo que não tenha sido formalizado como tal.

 Quando um vínculo empregatício é reconhecido, a empresa pode ser obrigada a arcar com uma série de responsabilidades, incluindo o pagamento de salários retroativos, férias, 13º salário, horas extras, além de recolhimentos previdenciários e tributários não realizados anteriormente. Além disso, pode estar sujeita a multas e sanções por descumprir obrigações trabalhistas.

As consequências legais de não registrar funcionários podem ser agravadas por ações judiciais movidas pelos trabalhadores, que podem reivindicar direitos trabalhistas e reparações. A prática não apenas expõe a empresa a riscos financeiros substanciais, mas também prejudica a sua reputação perante o mercado e os órgãos fiscalizadores.

3)    Pagamentos para funcionários

 Para funcionários devidamente registrados a empresa possui a obrigação de manter diversos documentos relacionados aos pagamentos realizados. Principais documentos incluem:

Holerites ou Contracheques: São os documentos que detalham os valores pagos ao funcionário em cada período de pagamento, incluindo salário base, horas extras, adicionais, descontos, impostos retidos, entre outros.

Folhas de Pagamento: São registros contendo todas as informações de pagamento para cada funcionário em um determinado período. Elas incluem os valores brutos e líquidos, os descontos e as contribuições realizadas. 

Guia de Recolhimento do FGTS: Comprovante do recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) referente ao período de pagamento de cada funcionário.

Guia de Recolhimento de Contribuições Sociais ou DARF(INSS): Comprovante do recolhimento das contribuições previdenciárias referentes ao INSS dos funcionários.

Comprovantes de Pagamentos de Benefícios: Documentos que comprovam o pagamento de benefícios como vale-alimentação, vale-transporte, plano de saúde, entre outros.

Além dos documentos relacionados aos pagamentos, a empresa deve fazer a guarda de documentos contratuais, como: Contratos de Trabalho, Fichas de Registro de Empregados, Controle de Ponto e etc.

4)    Aluguel de Espaços e Bens:

 Para pagamentos de aluguel, os documentos essenciais incluem o contrato de locação e respectivos comprovantes de pagamento.

5)    Impostos no geral

Os pagamentos dos impostos geralmente são feitos via boletos especiais enviados pelo contador que variam de acordo com o tributo:

DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais): O DARF é um documento utilizado para efetuar o recolhimento de tributos federais, como Imposto de Renda, Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS), entre outros. Ele é emitido pela Receita Federal e pode ser preenchido online ou manualmente. Cada tributo tem seu próprio código de receita no DARF, e o contribuinte deve informar esses códigos, os valores devidos e outras informações relevantes.

DARE  (Documento de Arrecadação de Receitas Estaduais): O DARE é um documento similar ao DARF, mas é utilizado para recolher tributos estaduais. Cada estado do Brasil pode ter suas próprias regras e regulamentações para emissão do DARE, e ele é utilizado para pagar impostos como Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores (IPVA). Assim como no DARF, o DARE possui códigos específicos para cada tipo de tributo.

GPS (Guia da Previdência Social): A Guia da Previdência Social é utilizada para o recolhimento das contribuições previdenciárias, tanto de empregados como de empregadores. Ela é utilizada para recolher o INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) e deve ser preenchida com informações sobre a folha de pagamento dos funcionários.

GNRE (Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais): A GNRE é um documento utilizado para efetuar o recolhimento de tributos estaduais em situações específicas, como vendas interestaduais sujeitas à substituição tributária.

6)    Reembolsos de despesas

É muito comum reembolsos de despesas de valores gastos por funcionários ou colaboradores enquanto desempenham suas atividades profissionais. Esse processo é geralmente acompanhado por documentação apropriada para comprovar a validade e a natureza das despesas. Aqui estão alguns exemplos de documentos necessários em reembolsos de despesas, bem como alguns tipos de despesas que podem ser reembolsadas:

Documentos Necessários:

1.     Comprovantes de Despesas: Os comprovantes originais das despesas, como recibos, notas fiscais ou faturas, devem ser apresentados. Eles devem conter informações detalhadas, como o nome do estabelecimento, a data da transação, a descrição dos itens adquiridos e o valor.

2.     Relatórios de Despesas: Um relatório detalhado das despesas é essencial. Esse relatório deve listar cada despesa individualmente, incluindo a data, a descrição, o valor e o propósito da despesa.

3.     Formulários de Reembolso: Muitas empresas utilizam formulários específicos para solicitar reembolsos. Esses formulários podem incluir campos para informações do funcionário, detalhes das despesas e assinaturas.

4.     Aprovações e Autorizações: Em algumas empresas, é necessário que um superior ou gerente aprove as despesas antes que o reembolso seja processado. Portanto, documentos de aprovação também podem ser necessários.

Garantir que os processos de reembolso sejam bem documentados é fundamental para manter a transparência e a conformidade dentro da empresa. Além disso, os procedimentos e as políticas de reembolso devem ser claramente comunicados aos funcionários para evitar mal-entendidos.

7)    Pagamentos feitos para sócios

Os pagamentos feitos a sócios de empresas também requerem a devida documentação para garantir transparência, conformidade fiscal e registro adequado. A seguir, estão os documentos necessários para pagamentos a sócios de empresas:

Pró-labore:

O pró-labore é o salário dos sócios que exercem funções executivas na empresa. Para formalizar o pagamento do pró-labore, é necessário a guarda holerite, detalhando os valores brutos, os descontos de impostos (como o INSS) e quaisquer outras deduções. Esse registro é importante para documentar o pagamento regular dos salários aos sócios.

Distribuição de Lucros ou Dividendos:

A distribuição de lucros ou dividendos é uma forma de remunerar os sócios pelo desempenho financeiro da empresa. É importante manter registros claros das reuniões ou decisões em que a distribuição de lucros é aprovada. Além disso, os comprovantes de transferência bancária ou cheques utilizados para efetuar o pagamento devem ser arquivados.

8)    Outros pagamentos

 Para pagamentos não usuais ou situações específicas, sugerimos fortemente que você busque orientação junto ao seu contador. O contador é um parceiro essencial na gestão financeira da empresa, pois possui expertise para identificar os requisitos legais e documentação necessária para diferentes tipos de transações. Ao consultar o contador, você terá a segurança de que está seguindo os procedimentos corretos e cumprindo as obrigações fiscais.

O contador pode fornecer orientações personalizadas com base na estrutura jurídica da sua empresa e nas regulamentações locais. Além disso, em casos de pagamentos não usuais, como reembolsos especiais ou bônus, o contador pode ajudar a determinar o tipo adequado de documento necessário para a empresa.

Lembre-se de que a expertise do contador vai além de apenas manter registros financeiros precisos. Ele também desempenha um papel fundamental em garantir que a empresa esteja em conformidade com as regulamentações fiscais em constante evolução. Portanto, ao se deparar com pagamentos que possam ter particularidades, contar com a orientação do contador é uma prática sábia que contribui para a saúde financeira e legal da sua empresa.